Grupo de WhatsApp da escola: como gerir da melhor forma

Gestor, no post de hoje daremos dicas de boas práticas para mediar e monitorar o grupo de WhatsApp da escola com as famílias. Vamos lá?

‍Comunicação entre família e escola: o que a gestão deve considerar?

Uma comunicação eficaz com as famílias é fundamental no processo de ensino e aprendizagem. Ao estruturar um plano de comunicação, a gestão promove e fortalece as trocas dentro da comunidade escolar. 

Um plano de comunicação abrange uma série de práticas que buscam facilitar o fluxo de informações. Confira, abaixo, alguns canais que podem ser utilizados para aumentar a participação das famílias no processo educativo.

• Reuniões periódicas: seja no formato online ou presencial, realizar reuniões regulares com os responsáveis é uma prática essencial.

• Aplicativos de comunicação escolar: o uso de aplicativos específicos para a comunicação escolar, como o ClassApp, pode garantir uma plataforma centralizada, segura e transparente para compartilhamento de informações.

• Site da escola: ter uma página na internet dedicada à escola oferece um espaço para disponibilizar informações oficiais institucionais de forma acessível a qualquer momento.

• Newsletters e comunicados: o envio de newsletters impressas ou eletrônicas é uma maneira eficiente de compartilhar notícias, eventos, datas e informações relevantes com os responsáveis.

• Grupo de WhatsApp da escola: quando bem utilizado, esse é um canal de comunicação instantânea que pode ajudar a engajar os responsáveis e criar um ambiente de confiança e transparência.

Gestor, ao estruturar o seu plano de comunicação, é importante selecionar quais são os canais de comunicação mais adequados para alcançar o seu público alvo. Também deve-se decidir de que maneiras eles serão utilizados. 

No artigo de hoje, falaremos sobre as dinâmicas de um grupo de WhatsApp da escola. Confira as nossas dicas, pontos de atenção e boas práticas de uso a seguir.

Grupo de WhatsApp da escola: quais são os desafios?

Embora os aplicativos de mensagens instantâneas possam ser ferramentas úteis na comunicação cotidiana, é necessário estar ciente dos desafios associados ao seu uso em contextos educacionais. Por isso, procure sempre se atentar aos pontos a seguir.

• Os ruídos de comunicação: o grupo de WhatsApp da escola pode se tornar excessivamente ativo, resultando em uma sobrecarga de mensagens que dificulta a localização de informações relevantes. Por isso, é preciso uma mediação atenta para manter o foco das discussões nos assuntos educacionais.

• Os desafios de mediação: também pode ser desafiador monitorar de forma eficaz o conteúdo de grupos de WhatsApp, o que pode levar a comportamentos inadequados.

• Os problemas de privacidade: o compartilhamento de informações pessoais ou sensíveis no grupo de WhatsApp da escola pode representar um risco à privacidade dos membros, especialmente se não forem respeitadas as diretrizes de segurança.

• A desigualdade de acesso: nem todas as famílias têm acesso igual aos dispositivos móveis. Por isso, é essencial que a gestão considere outras formas de comunicação para manter todos os responsáveis incluídos e bem informados.

• Os possíveis conflitos: mensagens mal interpretadas podem gerar conflitos entre os membros do grupo, prejudicando o ambiente de comunicação. Em cenários como esse, a gestão escolar desempenha um papel conciliador fundamental.

Boas práticas para o grupo de WhatsApp da escola: 

Gestor, ao considerar criar um grupo de WhatsApp da escola, é necessário refletir sobre as suas regras e diretrizes de uso. Para garantir um fluxo assertivo de comunicação, é preciso que a ferramenta esteja alinhada ao plano de comunicação escolar. 

O primeiro passo consiste em tomar decisões quanto aos mediadores dos grupos, definindo se serão coordenadores, professores ou membros da equipe administrativa. 

Além disso, é importante determinar se cada turma ou segmento escolar terá seu próprio grupo. Isso pode viabilizar uma comunicação mais direcionada. 

Essas escolhas iniciais estabelecerão as bases para a organização e funcionamento dos grupos de WhatsApp da escola. Portanto, recomendamos que reúna a sua equipe para um debate sobre as melhores soluções.

Veja, a seguir, quais são as nossas dicas de boas práticas e adapte-as conforme a realidade da sua escola.

1. Grupo sem chat

O WhatsApp possui uma funcionalidade que permite a criação de um grupo sem chat. Ou seja, somente os administradores do canal podem enviar comunicados e mensagens.

Essa é uma excelente alternativa para evitar ruídos de comunicação e diminuir os desafios de mediação do grupo.

Nesse caso, os membros participam como leitores. As dúvidas e outras interações podem ser respondidas em outros canais ou em um chat privado com o moderador.

2. Regras e diretrizes

Mesmo em um grupo sem um chat ativo, é fundamental estabelecer regras de uso e conduta. O documento pode incluir: 

• horários específicos para tirar dúvidas, evitando, assim, a sobrecarga de moderadores;
• quais serão as ações tomadas em caso de violações das regras;
• informações de contato para um canal externo de suporte, caso os membros do grupo tenham questões específicas;
• diretrizes em prol do respeito à privacidade dos membros.

Não deixe de fixar o documento na descrição do grupo, para que todos possam acessar com facilidade.

3. Crie um Guia de Uso

A criação de um guia de uso do WhatsApp garante que membros e moderadores compreendam melhor as funcionalidades da plataforma. O guia pode abranger as principais ferramentas do WhatsApp e descrever como utilizá-las de maneira eficaz. Alguns exemplos:

• passo a passo para formatar o texto (negrito, itálico);
• gerenciamento de notificações;
• criação de enquetes;
• como fixar mensagens;
• boas práticas de compartilhamento de imagens e documentos e etc.

4. Promova a comunicação eficiente

Para manter o foco do grupo de WhatsApp da escola, é importante que os comunicados estejam alinhados com os objetivos educacionais. Certifique-se de que as mensagens compartilhadas estejam diretamente relacionadas a assuntos escolares, como informações sobre horários, eventos, atividades curriculares ou atualizações acadêmicas. 

Mediadores devem redigir mensagens concisas para facilitar a compreensão de todos. Nesse sentido, é recomendado:

• organizar informações em tópicos ou categorias (Uma boa opção pode ser utilizar, de forma moderada, emojis ou recursos visuais);
• manter as informações sempre atualizadas, especialmente em casos de cancelamentos de eventos, mudanças de datas ou prazos;
• garantir um ambiente de comunicação respeitosa e acolhedora;
• revisar as publicações para evitar erros de ortografia e contribuir para uma comunicação mais profissional.

5. Abra espaço para feedbacks

É recomendável, ainda, ter um cronograma regular para revisar a eficácia do grupo de WhatsApp da escola. Estabeleça datas específicas para:

• elaborar pesquisas de feedback para compartilhar com os membros e coletar dados;
• avaliar o engajamento através de métricas de interações ou de surgimento de dúvidas;
• revisar as regras e diretrizes a partir dos feedbacks.

Lembre-se que possíveis mudanças nas regras, diretrizes ou funcionamento do grupo devem ser sempre comunicadas. Isso demonstra que as devolutivas das famílias são valorizadas e que as ações estão sendo tomadas.

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Gestor, esperamos que o texto tenha apoiado na estruturação do grupo de WhatsApp da sua escola. Confira também o nosso artigo “Qual é a importância da comunicação entre família e escola?” Até a próxima!