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Gestão Escolar
CRM Educacional: o que é e por que aplicar na sua escola

CRM Educacional: o que é e por que aplicar na sua escola

15 fev 2023
3 min
Post modificado em:
15/2/2023

Como gestor escolar, você sabe a importância de manter uma boa relação com as famílias. Uma boa comunicação também é essencial para atrair novos alunos e mantê-los matriculados.

Para ajudá-lo nesta tarefa, apresentamos o CRM educacional, um sistema de gestão de relacionamento com o cliente que pode revolucionar a forma como sua escola é gerida.

O que é o CRM Educacional?

O CRM, sigla para Customer Relationship Management (em português, Gestão de Relacionamento com o Cliente), é uma ferramenta que ajuda a gestão de relacionamento com o cliente, ou seja, com as famílias dos alunos da sua escola.

O sistema escolhido pela instituição irá permitir a gestão de todo o processo de relacionamento com os alunos e pais, desde a captação até a retenção.

Ou seja, é uma plataforma que armazena dados de contato e permite a interação com os clientes cadastrados, seja através de e-mail ou redes sociais.

Na educação, o CRM pode ser usado para coletar informações de contato das famílias, além de analisar a jornada das mesmas desde a matrícula até o período atual.

Assim, é possível criar canais de comunicação e estratégias personalizadas para atrair e reter alunos, além de melhorar a comunicação e a satisfação das famílias na escola.

Quais as aplicações do CRM Educacional?

O CRM Educacional pode ser muito útil para organizar, acessar e analisar informações sobre famílias e alunos, ajudando a melhorar a captação de novos estudantes e a retenção dos atuais. Algumas das aplicações incluem:

  • Captação de alunos: o CRM pode ajudar a identificar os melhores leads (clientes ideais) para a sua escola, permitindo que você invista em campanhas de marketing mais eficazes.
  • Relacionamento com o cliente: o CRM permite que você mantenha um histórico de interações com seus alunos e pais, ajudando a criar um relacionamento mais próximo e personalizado.
  • Retenção de alunos: o CRM permite que você identifique possíveis riscos de retenção e desenvolva estratégias para mantê-los matriculados.

Quais são as vantagens do CRM na Educação?

A aplicação de um CRM educacional pode trazer várias vantagens para sua escola, incluindo:

  • Maior eficiência: o CRM automatiza muitas tarefas repetitivas (como mandar e-mails para todas as famílias), permitindo que você aloque mais tempo para outras atividades importantes.
  • Melhor visão da jornada de alunos e famílias: permite uma visão mais clara e completa dos alunos e responsáveis, o que facilita a tomada de decisões estratégicas sobre como melhorar a captação de novos alunos e a retenção dos atuais.
  • Maior satisfação dos clientes: o CRM permite que você mantenha um histórico de interações com as famílias, identificando oportunidades e desafios nesta comunicação.
  • Personalização da comunicação: outra grande vantagem do CRM educacional é a sua capacidade de personalização de campanhas de marketing. Com ele, é possível criar campanhas segmentadas e personalizadas para diferentes grupos de alunos e pais, aumentando a eficácia dessas ações.

Como aplicar o CRM na sua escola?

O CRM Educacional pode ser aplicado em diferentes frentes na escola. Tudo com o objetivo de facilitar o trabalho da equipe de gestão escolar e garantir uma experiência positiva para os alunos e seus responsáveis. Algumas das aplicações do CRM educacional incluem:

Gerenciamento de contatos

Com uma ferramenta de CRM, é possível gerenciar em um único lugar todos os contatos da sua escola. Na plataforma, você pode criar segmentações e listas específicas de contatos e analisar os percursos deles.

Assim, é possível entender quais contatos abriram determinado comunicado, quais visitaram uma página específica do seu site, quais leram uma matéria do seu blog, etc.

Com essas informações, o gestor escolar consegue identificar as famílias mais engajadas e aquelas que precisam de mais atenção na hora da comunicação escolar.

Além disso, é possível utilizar a ferramenta para se comunicar com outros públicos, como professores e profissionais da escola, fornecedores e parceiros, além de possíveis novos clientes para sua escola.

Gestão de informações sobre famílias e alunos

Com a plataforma de CRM, é possível gerir e armazenar dados de contato e informações úteis sobre famílias e alunos.

Com os dados em mãos, é possível tomar decisões mais assertivas e eficientes para o processo comunicacional.

Assim, você poderá enviar comunicados específicos (por exemplo, uma mensagem para as mães de alunos em datas comemorativas) ou entender quantos contatos ao todo sua escola possui das turmas de Ensino Médio. E por aí vai: com a ferramenta, é possível gerir todos os contatos de uma só vez.

Gestão de matrículas

Uma plataforma de CRM educacional vai permitir a automatização de todo processo de matrículas na escola. Desde o comunicado de anúncio, até os reforços na comunicação e possíveis respostas automáticas para sanar as dúvidas das famílias neste período.

Além disso, ele permite maior visualização sobre como anda a sua campanha de matrícula escolar. É possível identificar quais comunicados fizeram mais sucesso, quais tiveram menos aderência com o público, separar as famílias que ainda não realizaram a matrícula e criar uma jornada de comunicação para o pós-matrícula, por exemplo.

Gestão de pagamentos

O CRM Educacional também permite automatizar a gestão e processos de pagamentos. Através da ferramenta, é possível por exemplo programar lembretes para as famílias e realizar comunicados importantes durante essa jornada.

Por possuir opções de personalização, também é possível fazer todo esse percurso de forma mais próxima e específica para cada família da sua escola.

Assim, ao invés de mandar um comunicado de atraso de mensalidade para todos os responsáveis da escola, por exemplo, você pode direcionar essa mensagem para quem realmente faz sentido recebê-la.

Leia também: Controle de caixa escolar: 12 dicas de como fazer


Em resumo, o CRM educacional é uma ferramenta fundamental para ajudar as escolas a melhorar a captação de famílias e alunos e a retê-los por mais tempo. Além disso, a aplicação desta ferramenta facilita o trabalho da equipe de gestão e permite à escola oferecer um serviço inovador.

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