Motivos para implementar um sistema de gestão escolar

Oferecer uma educação de qualidade não é tarefa fácil. Principalmente porque, no gerenciamento de uma instituição de ensino, várias outras demandas estão envolvidas, principalmente as que dizem respeito aos processos internos administrativos. Por isso, contar com um sistema de gestão escolar pode ser o grande diferencial para o sucesso.

Afinal, para conseguir destacar a escola no mercado é essencial que o gestor tenha uma visão ampla e ordenada da rotina do negócio, o que possibilita a tomada de decisões acertadas e a captação de novos alunos, além de assegurar a sustentabilidade financeira da instituição. 

Quer saber mais sobre os benefícios desse recurso? Acompanhe este artigo e confira!

O que é um sistema de gestão escolar?

O sistema de gestão escolar é um software que automatiza e controla procedimentos burocráticos do dia a dia de uma instituição de ensino, tornando-os mais fáceis, organizados e eficientes ao permitir a interação entre os setores acadêmico, pedagógico e financeiro

Levando em conta a constante transformação digital na educação e a necessidade que as instituições de ensino têm de acompanhar as novas demandas do mercado, a não utilização desse tipo de recurso traz muitas dificuldades à gestão da escola, principalmente pelo grande volume de informações com o qual é preciso lidar.

‍Por que implementar um software de gestão escolar?

Confira cinco motivos pelos quais a implementação de um software de gestão escolar é um vantajoso investimento para a sua instituição de ensino.

1. Otimiza as atividades administrativas e financeiras

Geralmente, atividades pertinentes às rotinas administrativas e financeiras são muito burocráticas e tomam bastante tempo do gestor escolar, impedindo que o profissional se dedique a assuntos mais importantes, como as atividades pedagógico-educativas.

Contudo, por meio de um bom software de gestão escolar, tarefas administrativas e financeiras são automatizadas, o que permite focar em áreas mais estratégicas da instituição de ensino, como a captação e a retenção de alunos.

Veja algumas vantagens trazidas por esse recurso:

• total controle sobre as operações financeiras;
• administração eficaz das contas a pagar e a receber — viabilizando a diminuição da inadimplência;
• emissão de notas fiscais diretamente pelo sistema;
• disponibilização de informações mais precisas.

2. Beneficia a elaboração de relatórios 

Uma das principais vantagens desse recurso, tanto para gestores quanto para diretores de escolas, é a variedade de relatórios gerados dentro do programa, que podem ser utilizados para tomar decisões rápidas e precisas.

3. Aprimora a captação de alunos 

Instituições que têm um sistema de gestão escolar conseguem estruturar melhor todas as etapas da prospecção de alunos. Isso porque elas projetam ações mais eficientes devido à visão completa do negócio.

Além disso, essas plataformas potencializam as ações de marketing educacional ao permitirem cadastros de contatos, para que o colégio não perca a comunicação com potenciais clientes e consiga dar sequência ao atendimento com qualidade e agilidade, visando à efetivação da matrícula.

4. Organiza os dados vitalícios da instituição 

Do momento em que um aluno é aceito na instituição até o dia em que ele a deixa, são gerados incontáveis dados sobre ele, desde informações de matrícula, notas, ocorrências e até mesmo questões relacionadas ao setor financeiro.

O sistema de gestão escolar coleta e mantém todos os dados de maneira organizada e concentrada, substituindo o uso de planilhas pesadas e de difícil consulta.

5. Melhora a gestão acadêmica e pedagógica

Um bom software de gestão escolar também otimiza a gestão acadêmica e pedagógica. Com ele, é possível que o educador consiga lançar notas, faltas, tarefas, ocorrências e conteúdos didáticos via internet, além de acompanhar individualmente a situação de cada aluno.

Diferenciais ao escolher um sistema de gestão escolar

É importante se atentar a alguns pontos antes de decidir por um software de gestão escolar em sua instituição de ensino. Confira:

Acompanhamento dos recursos

Um ganho relevante ao se escolher um sistema de gestão escolar é a possibilidade de acompanhar o desempenho dos professores e assegurar a excelência do ensino ofertado.

Com esse recurso, o gestor escolar passa a ter acesso a todos os mecanismos que os profissionais empregam em sala de aula, como métodos de avaliação, atividades interativas e medidas preventivas para que o estudante não reprove.

Comunicação entre escola e família 

Além desses benefícios, é interessante ressaltar que um bom sistema de gestão escolar ajuda a estabelecer uma comunicação efetiva com a comunidade escolar.

O recurso conta com ferramentas inovadoras, para que os pais consigam se aproximar e interagir com a instituição — como o aplicativo móvel e o web boletim de notas e faltas — e para realizar pesquisas de opinião com alunos, responsáveis e colaboradores.

Suporte

É fundamental que a empresa escolhida ofereça um serviço de suporte personalizado à escola. Afinal, todo software está sujeito à falhas técnicas, que irão demandar auxílio especializado.

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Agora que você já sabe como a tecnologia de um sistema de gestão escolar fortalece a sua instituição de ensino, confira também como a agenda escolar digital pode ajudar na relação entre a escola e a família, melhorando a comunicação e a transparência.